Wie man Unternehmensausgaben im Blick behält: Ein schrittweiser Ansatz (2025)
Besitzen Sie ein Unternehmen, haben aber Schwierigkeiten mit dem Finanzmanagement?
Die Verfolgung von Geschäftsausgaben ist ein wesentlicher Bestandteil der Führung jeder Organisation.
Allerdings ist es leicht, den Überblick über Ihre Ausgaben zu verlieren, wenn die Anzahl der Transaktionen zunimmt, besonders bei einem kleinen Unternehmen.
Ohne einen klaren Überblick über Ihre Ausgaben können Sie zu viel ausgeben, Steuerabzüge verpassen oder in Liquiditätsprobleme geraten.
Dies verschwendet nicht nur Zeit und Geld, sondern verursacht auch unnötigen Stress.
Mit dem richtigen Ansatz und den richtigen Werkzeugen können Sie Ihre Geschäftsausgaben genau verfolgen und Ihre Finanzunterlagen verwalten.
In diesem Leitfaden werden wir es in einfache Schritte unterteilen, damit Sie die Kontrolle über Ihre Geschäftsfinanzen übernehmen und sicherstellen können, dass Sie es richtig machen.
Das werden Sie lernen:
- Warum ist die Ausgabenverfolgung für Unternehmen wichtig?
- Wie kann man Geschäftsausgaben effektiv verfolgen und verwalten?
- Häufige Fehler, die bei der Verfolgung von Geschäftsausgaben zu vermeiden sind.
Lassen Sie uns beginnen.
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Warum die Verfolgung von Geschäftsausgaben wichtig ist
Geschäftsausgaben sind die Kosten, die für den Betrieb eines Unternehmens erforderlich sind.
Dazu gehört alles, wofür Sie Geld ausgeben, um Ihr Unternehmen am Laufen zu halten, wie Miete, Nebenkosten, Inventar, Gehälter, Ausrüstung und Marketingkosten.
Wenn Sie nicht verfolgen, wie viel Sie ausgeben, verlieren Sie den Überblick darüber, wohin Ihr Geld fließt, und riskieren, dass Ihnen die Mittel ausgehen, wenn Sie sie am dringendsten benötigen.
Es wird auch schwieriger, ein Budget für zukünftiges Wachstum festzulegen.
Deshalb ist es wichtig, über Ihre Finanzen informiert zu bleiben und unnötige Risiken zu vermeiden.
Hier sind einige Vorteile der Ausgabenverfolgung:
- Bessere Kontrolle: Sie erhalten Echtzeit-Einblick in Ihre Konten und wissen genau, wie viel Geld Sie ausgeben und wofür. Dies ermöglicht es Ihnen, Ihre Finanzen besser zu organisieren und zu überprüfen, ob Sie genügend Mittel haben, um wichtige Geschäftsziele zu erreichen.
- Genaue Budgetierung: Wenn Sie eine detaillierte Aufzeichnung Ihrer Ausgaben haben, können Sie ein ordentliches Budget erstellen und Mittel für Wachstum, unerwartete Ereignisse oder Ersparnisse zuweisen, ohne zu viel auszugeben.
- Steuervorteile: Eine ordnungsgemäße Kostenkontrolle vereinfacht die Steuererklärung und ermöglicht es Ihnen, Abzüge für tatsächliche Unternehmensausgaben geltend zu machen. Dies reduziert Ihr steuerpflichtiges Einkommen und kann Ihnen eine Menge Geld sparen.
- Verbesserte Entscheidungsfindung: Die Verfolgung von Ausgaben ermöglicht es Ihnen, die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens zu verstehen. Sie können Bereiche identifizieren, in denen Sie Kosten einsparen oder Investitionsmöglichkeiten nutzen können. Dies ermöglicht es Ihnen, Entscheidungen auf der Grundlage von Fakten statt Annahmen zu treffen.
- Geschäftskontinuität: Die Verfolgung von Ausgaben hält Ihre Finanzen unter Kontrolle, was für das Überleben in schwierigen Zeiten oder bei unerwarteten Marktveränderungen wichtig ist.
Wie verfolgt man Geschäftsausgaben?
Die Ausgabenverfolgung kann schwierig sein, wenn Sie kein ordentliches System haben.
Hier sind die einfachen Schritte, die Sie befolgen können, um Ihre Ausgaben leicht zu verfolgen:
Trennen Sie geschäftliche und private Finanzen
Viele Kleinunternehmer machen den Fehler, dasselbe Bankkonto für private und geschäftliche Transaktionen zu verwenden.
Dies schafft zusätzliche Verwirrung bei der Buchführung, der rechtlichen Compliance und der Steuervorbereitung.
Beginnen Sie damit, ein eigenes Geschäftskonto und eine Kreditkarte für geschäftsbezogene Zahlungen zu eröffnen.
Diese Trennung wird Ihnen helfen, Ihre Geschäftsausgaben zu organisieren und einen einfachen Datenzugriff zu ermöglichen.
Wichtige Tipps:
- Eröffnen Sie ein Geschäftskonto, sobald Sie Ihr Unternehmen gründen.
- Bewahren Sie immer Belege, Rechnungen und Kontoauszüge für geschäftliche Transaktionen auf.
- Wählen Sie ein Bankkonto mit nützlichen Funktionen wie Buchhaltungssoftware-Integrationen, Online- und Mobile-Banking.
Häufige Fehler, die zu vermeiden sind:
- Vermischung von privaten und geschäftlichen Einnahmen.
- Verwendung privater Konten zur Bezahlung von Geschäftsausgaben.
- Ignorieren kleiner Einkäufe oder keine separate Verfolgung.
Wählen Sie das richtige Werkzeug
Die Investition in gute Ausgabenverfolgung oder Buchhaltungssoftware kann helfen, viel Zeit zu sparen und kostspielige Fehler zu vermeiden.
Wählen Sie die beste Methode für Ihr Unternehmen basierend auf Teamgröße, Budget und Zahlungskomplexität.
- Manuelle Verfolgung: Verwenden Sie Tabellenkalkulationen, um Einnahmen und Ausgaben zu erfassen. Diese Methode ist gut für Organisationen mit kleinen Transaktionen oder Freiberufler mit weniger Ausgaben. Während Tabellenkalkulationen kostenlos sind, kann die manuelle Erfassung von Ausgaben zeitaufwändig sein und zu menschlichen Fehlern führen.
- Automatisierte Verfolgung: Verwenden Sie Buchhaltungssoftware und Ausgabenverfolgungstools wie QuickBooks, Xero, Expensify, Wave oder FreshBooks, um den Prozess der Aufzeichnung und Kategorisierung von Ausgaben zu automatisieren. Diese Tools ermöglichen es Ihnen, Finanzberichte zu erstellen, Bankkonten zu synchronisieren, Ausgaben zu kategorisieren, Rechnungsstellung und Lohnabrechnung zu verwalten.
Wichtige Tipps:
- Engagieren Sie professionelle Entwickler, um maßgeschneiderte Buchhaltungssoftware für Ihre individuellen Bedürfnisse zu erhalten.
- Achten Sie auf Funktionen wie automatisches Belege-Scannen, Berichterstattung und Kategorisierung.
- Verknüpfen Sie Ihre Bankkonten, um Transaktionen automatisch zu importieren und manuelle Dateneingabe zu vermeiden.
- Nutzen Sie mobile Apps, um Belege sofort nach dem Kauf hochzuladen.
Häufige Fehler, die zu vermeiden sind:
- Hinzufügen unnötiger Kategorien oder Funktionen, die Sie nicht benötigen.
- Keine Verwendung von Berichten oder regelmäßiger Vergleich von Ausgabenaufzeichnungen mit Kontoauszügen.
- Verwendung von Tabellenkalkulationen für große Datensätze.
Schneller Tipp: Erfahren Sie, wie Sie Geschäftsleistung ohne Tabellenkalkulationen verfolgen und Ihr Unternehmen mit digitalen Lösungen skalieren können.
Kategorisieren Sie Ihre Ausgaben
Die Kategorisierung von Geschäftskosten ist wesentlich für eine ordnungsgemäße Ausgabenverfolgung.
Es hilft Ihnen, Ihre Ausgabenmuster zu verstehen und Ihre Ausgaben korrekt zu erfassen.
Die Organisation von Belegen und Kontoauszügen hilft, Zeit bei Prüfungen zu sparen und die Einhaltung rechtlicher und steuerlicher Vorschriften sicherzustellen.
Häufige Arten von Geschäftsausgabenkategorien sind:
- Wareneinsatz (COGS): Kosten für die Produktion von Waren oder Rohmaterialien.
- Betriebskosten: Miete, Nebenkosten, Büromaterial und Ausrüstung.
- Marketingkosten: Social Media-Kampagnen, Werbeaktionen und Online-Anzeigen.
- Reisekosten: Geschäftsreisen, Kraftstoff und Fahrzeugwartung.
- Mitarbeitergehälter: Lohn, Sozialleistungen und Zahlungen an Auftragnehmer.
- Professionelle Dienstleistungen: Gebühren für Rechts-, Buchhaltungs- oder Beratungsdienstleistungen.
- Technologie: Software-Abonnements, Hardware und IT-Support.
Wichtige Tipps:
- Verwenden Sie Standardkategorien der Steuerbehörden.
- Erstellen Sie Unterkategorien für detailliertere Aufzeichnungen.
- Überprüfen Sie Ihre Kategorien regelmäßig, um sie an die Geschäftsbedürfnisse anzupassen.
Häufige Fehler, die zu vermeiden sind:
- Zu viele Kategorien können Aufzeichnungen unübersichtlich und schwerer zu verwalten machen.
- Falsche Berechnung von steuerlich abzugsfähigen Ausgaben, die zu verpassten Einsparungen oder Steuerproblemen führen könnte.
Erstellen Sie eine Ausgabenrichtlinie
Eine Ausgabenrichtlinie ist ein Regelwerk, das festlegt, wie Geschäftsausgaben verwaltet, genehmigt und erstattet werden.
Sie hängt von den Bedürfnissen Ihres Unternehmens ab und hilft, Ihre Finanzen zu organisieren.
Eine Ausgabenrichtlinie kann Folgendes beinhalten:
- Festlegen, wer Ausgaben genehmigt.
- Definieren, was gültige Geschäftsausgaben sind.
- Ausgabenlimits für geschäftliche Einkäufe festlegen.
- Angeben, wie und wann Mitarbeiter Spesenberichte einreichen sollen.
- Auflisten von Posten, die nicht abgedeckt werden, wie persönliche Ausgaben.
Wichtige Tipps:
- Halten Sie die Richtlinie einfach, damit sie jeder verstehen kann.
- Passen Sie sie an Ihren Unternehmenstyp, Größe und betriebliche Bedürfnisse an.
- Integrieren Sie die Richtlinie in Ihre Buchhaltungssoftware für einfache Einreichungen und Genehmigungen.
Häufige Fehler, die zu vermeiden sind:
- Keine klaren Richtlinien und Ausgabenlimits festlegen.
- Keine Einhaltung der korrekten Verfahren für die Richtlinienkonformität.
Erfassen Sie Ausgaben regelmäßig
Erfassen Sie Ausgaben täglich, um keine Aufzeichnungen zu verpassen und Ihre Daten aktuell zu halten.
Viele Buchhaltungstools ermöglichen es Ihnen, Erinnerungen einzustellen, um das Vergessen von Transaktionen oder das Entstehen eines Rückstaus zu vermeiden.
Wichtige Tipps:
- Legen Sie eine feste Zeit jede Woche fest, um Ihre Aufzeichnungen zu aktualisieren.
- Automatisieren Sie diesen Prozess durch die Verknüpfung Ihres Bankkontos mit Tracking-Tools.
- Überprüfen Sie Ihre Aufzeichnungen anhand von Kontoauszügen, um Fehler zu vermeiden.
Häufige Fehler, die zu vermeiden sind:
- Warten bis zur letzten Minute mit der Erfassung von Ausgaben.
- Unregelmäßige Erfassung von Ausgaben.
Bewahren Sie Belege und Rechnungen auf
Belege und Rechnungen sind entscheidend für Prüfungen und Steuererklärungen. Speichern und organisieren Sie Belege für jede Transaktion als Nachweis für Unternehmensausgaben.
Sie können entweder beschriftete Ordner verwenden oder Belege scannen und in Ihrer Tracking-App speichern.
Wichtige Tipps:
- Digitalisieren Sie Belege mithilfe von Apps und speichern Sie sie in der Cloud.
- Beschriften Sie Belege mit ihrer Kategorie.
Häufige Fehler, die zu vermeiden sind:
- Wegwerfen kleiner Belege.
- Sich nur auf Kontoauszüge verlassen, ohne Belege aufzubewahren.
Analysieren Sie Ihre Aufzeichnungen
Es ist eine gute Praxis, Ihre Ausgabenaufzeichnungen mindestens einmal im Monat zu überprüfen.
Sie können Ihre Aufzeichnungen mit Kontoauszügen oder Kreditkartenabrechnungen abgleichen, um Unstimmigkeiten zu finden.
Dies hilft, Fehler, falsche Belastungen oder verpasste Einträge zu erkennen und stellt sicher, dass die gemeldeten Ausgaben mit den tatsächlichen Transaktionen übereinstimmen.
Wichtige Tipps:
- Verwenden Sie Buchhaltungssoftware, die Unterschiede hervorhebt.
- Beheben Sie Fehler umgehend, um spätere Probleme zu vermeiden.
- Nutzen Sie Finanzberichte, um unnötige Kosten zu identifizieren und zukünftiges Wachstum zu planen.
Häufige Fehler, die zu vermeiden sind:
- Ignorieren kleiner Unterschiede in Zahlen oder doppelter Einträge.
- Keine sofortige Aktualisierung Ihrer Aufzeichnungen, um die korrekten Informationen widerzuspiegeln.
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Abschließende Worte
Die Kontrolle über Geschäftsausgaben muss nicht schwierig sein.
Wenn Sie die oben aufgeführten Schritte befolgen, können Sie klare Aufzeichnungen führen, die Ihrem Unternehmen langfristig zugutekommen.
Vermeiden Sie häufige Fehler, seien Sie konsequent und überprüfen Sie regelmäßig Ihre Aufzeichnungen, um Ihr Unternehmen auf finanziellen Erfolg auszurichten.
Lagern Sie an Experten aus, um maßgeschneiderte Softwarelösungen zu erstellen, die Ihnen helfen, die Ausgabenverfolgung zu automatisieren und sich auf die Kerngeschäftsaktivitäten zu konzentrieren.
