Wie Sie Ihr veraltetes ERP-System in 2025 ersetzen

Stellen Sie sich vor, Sie führen Ihr Unternehmen mit einer Software, die weder moderne Sicherheitsstandards unterstützt noch mit Cloud-Anwendungen kompatibel ist.

Ein ERP-System steht im Mittelpunkt der Betriebsabläufe jeder Organisation, aber ohne regelmäßige Aktualisierungen kann es schnell zu einem Hindernis für tägliche Aktivitäten und Unternehmenswachstum werden.

Viele Unternehmen unterschätzen die Notwendigkeit, veraltete Systeme zu modernisieren, und nutzen weiterhin alte Software, die ihre Nützlichkeit überschritten hat.

Dies zwingt nicht nur Ihr Team, auf Alternativen zurückzugreifen, sondern verschwendet auch Ressourcen für unnötige Wartung.

Langsame Prozesse, ungenaue Daten und endlose manuelle Arbeit machen die Dinge schwieriger als nötig.

Der Wechsel zu einem modernen ERP-System kann all diese Probleme lösen.

Aber wie können Sie dies kostengünstig umsetzen? Was ist der richtige Ansatz?

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie Ihr veraltetes ERP-System ersetzen können, um Abläufe zu vereinfachen, Kosten zu sparen und sich schnell an Marktveränderungen anzupassen.

Was ist ein veraltetes ERP-System?

Ein veraltetes ERP-System ist jede Enterprise-Resource-Planning-Software, die die aktuellen Geschäftsanforderungen nicht mehr erfüllt.

Diese Systeme wurden vor Jahren entwickelt, um wesentliche Geschäftsprozesse wie Bestandsmanagement, Buchhaltung und Personalwesen zu verwalten.

Sie mögen noch funktionieren, aber ihre veralteten Technologien und starre Architektur machen es schwer, sie zu aktualisieren und mit neuen Tools zu integrieren.

Stellen Sie sich ein veraltetes ERP-System wie ein altes Auto vor, das modernen Standards nicht mehr entspricht.

Es wurde im Laufe der Jahre mit Reparaturen, kundenspezifischem Code und Systemkomponenten modifiziert.

Es funktioniert technisch gesehen, aber nur, weil Ihr Team seine einzigartigen Eigenschaften auswendig gelernt hat, wie etwa, dass es abstürzt, wenn Sie ein neues Zahlungs-Gateway hinzufügen, oder dass es nicht mit Ihrer modernen E-Commerce-App kommunizieren kann.

Je älter Ihr System wird, desto mehr Wartung benötigt es, und irgendwann ist es sinnvoller, ein neues zu kaufen, als das alte weiter zu reparieren.

Einschränkungen veralteter ERP-Systeme

Veraltete ERP-Systeme sind ein ernstes Problem, das stillschweigend Gewinn und Produktivität abzieht.

Laut aktuellen Studien identifizieren 62% der Unternehmensführer veraltete Systeme als ein Haupthindernis für die digitale Transformation .

Hier sind die Gründe:

• Schwer zu aktualisieren: Veraltete ERP-Systeme laufen oft auf so altem Code, dass selbst Ihre Entwickler ihn nicht anfassen wollen. Ihre monolithische Architektur bedeutet, dass alle Komponenten eng miteinander verbunden sind. Ändern Sie eine Sache, und Ihr gesamtes Inventarmodul könnte ausfallen.
• On-Premises-Bereitstellung: Veraltete Systeme werden typischerweise auf physischen Servern innerhalb einer Organisation installiert, und Ihr internes Personal wartet die Infrastruktur. Dies kann Ressourcen verbrauchen und den Fokus von Kernaktivitäten ablenken.
• Integrationsbeschränkungen: Veralteten Systemen fehlen APIs, so dass Sie Daten manuell zwischen Systemen eingeben müssen. Dies erschwert die Verbindung zu neuen Systemen und Tools.
• Veraltete Technologie: Veraltete ERP-Systeme verwenden Technologie-Stacks, die nicht mehr relevant sind. Nur eine begrenzte Anzahl von Entwicklern verfügt über das notwendige Fachwissen, um die Software zu unterstützen. Einfache Aufgaben, wie die Erstellung eines Vertriebsberichts, könnten aufgrund fehlender Echtzeit-Datenverarbeitung und umständlicher Schnittstellen Stunden dauern.
• Manuelle Dateneingabe: Mangelnde Automatisierung bedeutet, dass Prozesse länger dauern und mehr manuelle Arbeit erfordern können, um Lücken zu füllen. Dies erhöht die Fehleranfälligkeit.
• Begrenzte Flexibilität: Veraltete ERP-Systeme funktionieren nur gut, wenn Sie ihren Regeln folgen. Sie sind oft stark angepasst, um sich an spezifische Arbeitsabläufe oder neue Branchentrends anzupassen, was sie schwer zu aktualisieren macht.
• Sicherheitsrisiken: Ältere Systeme wurden nicht für die heutigen Cyber-Bedrohungen konzipiert. Häufige Ausfallzeiten, Datenschutzverletzungen und Systemverzögerungen stellen ernsthafte Herausforderungen dar, die Ihr Unternehmen gefährden. Ransomware-Angriffe könnten Sie ins Visier nehmen, weil Ihr ERP-System grundlegende Sicherheitsupdates nicht bewältigen kann.

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Vorteile der Ersetzung eines veralteten ERP-Systems

Der Wechsel zu einem neuen ERP-System ist ein entscheidender Schritt für Ihr Unternehmen, um der Konkurrenz voraus zu sein.

Sie könnten beispielsweise Ihr veraltetes ERP durch ein cloudbasiertes System ersetzen, das sich in Ihr maßgeschneidertes B2B -Portal integrieren lässt. Dies bietet Ihnen viele Vorteile:

• Bessere Kundenerfahrung: Moderne Lösungen verbinden sich nahtlos mit anderen Tools wie E-Commerce-Plattformen oder CRM-Software und ermöglichen schnellere Reaktionszeiten und exzellenten Kundenservice.
• Schnellere Entscheidungen: Moderne ERP-Systeme erleichtern das Verfolgen von Fortschritten und das Treffen fundierter Entscheidungen mit Echtzeitdaten und digitalen Dashboards.
• Flexibilität: Sie passen sich an und wachsen mit Ihrem Unternehmen, egal ob Sie Ihre Betriebsabläufe skalieren oder neue Dienstleistungen hinzufügen.
• Mobile Zugänglichkeit: Ihre Mitarbeiter können mobile Apps nutzen, um Workflows von überall zu genehmigen, was Verzögerungen beseitigt und Remote-Arbeit erleichtert.
• Kosteneinsparungen: Obwohl der anfängliche Wechsel wie ein großer Schritt erscheinen mag, sparen moderne Systeme langfristig Geld durch Automatisierung wiederkehrender Aufgaben und Reduzierung der Wartungskosten.

Ansätze zur Ersetzung veralteter ERP-Software

Hier sind die Ansätze, die Sie für den Ersatz eines veralteten Systems verwenden können.

Modularer Ersatz

Dies beinhaltet den Ersatz einzelner Komponenten Ihres bestehenden ERP durch moderne, während der Rest des Systems intakt bleibt.

Am besten geeignet für: Unternehmen mit begrenztem Budget oder dem Wunsch nach schrittweiser Modernisierung.

• Vorteile: Geringes Risiko, kostengünstig, minimale Störung.
• Nachteile: Erfordert APIs, um Daten zwischen alten und neuen Systemen zu synchronisieren.
• Wichtiger Tipp: Konzentrieren Sie sich zuerst auf den Ersatz der kritischsten oder veraltetsten Module.

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Refactoring

Ersetzen Sie Teile Ihres ERP, um Leistungsengpässe und Sicherheitslücken zu beheben.

Am besten geeignet für: Organisationen mit stark angepassten ERP-Systemen, die modernisiert werden müssen, aber keinen kompletten Ersatz wünschen.

• Vorteile: Behält Kernfunktionalität bei und adressiert gleichzeitig wichtige Einschränkungen.
• Nachteile: Erfordert erheblichen Aufwand und technisches Fachwissen.
• Wichtiger Tipp: Code umschreiben, ohne funktionale Module zu ändern.

Vollständiger Ersatz

Ersetzen Sie das gesamte veraltete ERP-System durch eine neue, moderne Lösung und migrieren Sie alle Daten, Prozesse und Workflows auf eine cloudbasierte Plattform.

Am besten geeignet für: Unternehmen mit veralteten Systemen, die die Kerngeschäftsanforderungen nicht mehr erfüllen.

• Vorteile: Schnellerer ROI, keine Altlasten.
• Nachteile: Hohes Risiko während der Übergangsphase.
• Wichtiger Tipp: Tun Sie dies, nachdem Sie jede Integration (Zahlungs-Gateways, IoT-Geräte usw.) getestet haben und über einen Backup-Plan verfügen.

Hybride Modernisierung

Diese Methode verlagert nicht-sensitive Prozesse in ein modernes Cloud-ERP, behält aber regulierte Daten vor Ort, um das System schrittweise zu modernisieren.

Am besten geeignet für: Unternehmen mit komplexen ERP-Systemen, die Flexibilität und Sicherheit wünschen.

• Vorteile: Ausgewogenes Verhältnis von Kosten, Sicherheit und Agilität.
• Nachteile: Erfordert strenge Daten-Governance, um Silos zu vermeiden.
• Wichtiger Tipp: Priorisieren Sie Upgrades, die direkt zum Geschäftswert beitragen und Risiken minimieren.

Individuelle Entwicklung

Outsourcen Sie die individuelle Softwareentwicklung , um maßgeschneiderte Lösungen zu schaffen, die Ihre einzigartigen Geschäftsanforderungen erfüllen.

Im Gegensatz zu Standardlösungen gibt Ihnen individuelle Software die vollständige Kontrolle darüber, welche Funktionen Sie hinzufügen und wann Sie aktualisieren möchten, wodurch Sie nicht mehr auf den Anbieter angewiesen sind.

Am besten geeignet für: Unternehmen, die fortgeschrittene Anpassung und Skalierbarkeit für langfristigen Erfolg benötigen.

• Vorteile: Kostengünstig, hochgradig anpassbar und skalierbar.
• Nachteile: Erfordert sorgfältige Planung und technische Fähigkeiten.
• Wichtiger Tipp: Engagieren Sie erfahrene Softwareentwickler , die Ihnen helfen, maßgeschneiderte Lösungen für Ihre Bedürfnisse zu entwickeln.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur ERP-Modernisierung

Der Ersatz eines veralteten ERP ist eine strategische Entscheidung, die von Ihren Geschäftsanforderungen, Ressourcen und langfristigen Zielen abhängt.

Hier sind die Schritte, die Sie befolgen können, um ohne Probleme zu modernisieren:

Bewerten Sie Ihr aktuelles System

• Verstehen Sie, was funktioniert, was nicht und was Ihr Unternehmen tatsächlich benötigt.
• Beziehen Sie wichtige Stakeholder ein, um Schmerzpunkte zu identifizieren. Dauert beispielsweise das Bestandsmanagement zu lange? Sind Berichte unzuverlässig?
• Erstellen Sie eine Liste spezifischer Probleme und gewünschter Funktionen im neuen ERP-System.

Wählen Sie den richtigen Modernisierungsansatz

• Vergleichen Sie ERP-Lösungen basierend auf Ihrer Unternehmensgröße, Branche und spezifischen Bedürfnissen.
• Berücksichtigen Sie Optionen wie cloudbasierte ERPs und Skalierbarkeit für zukünftiges Wachstum.
• Konzentrieren Sie sich zuerst auf Kernintegrationen und nutzen Sie APIs für einen reibungslosen Übergang.
• Bewerten Sie, ob Sie sich Ausfallzeiten leisten können und wie viel Störung Ihr Unternehmen verkraften kann.

Bereinigen Sie Daten vor der Migration

• Löschen Sie ungenutzte, doppelte oder unnötige Datensätze.
• Planen Sie die Datenmigration und beheben Sie Formatierungsinkonsistenzen vor dem Übergang.
• Migrieren Sie zuerst 5% der Daten, um mögliche Probleme zu erkennen.
• Vermeiden Sie eine Überlastung des Systems mit unnötigen Funktionen.

Partnerschaft mit Experten

• Wählen Sie ein Softwareentwicklungsunternehmen für eine maßgeschneiderte Lösung, die Ihren Anforderungen entspricht.
• Bitten Sie Ihren Partner um Demos und frühere Projekte, bevor Sie sich verpflichten.
• Berücksichtigen Sie langfristige Kosten, Zeitmanagement und zukünftige Wartung.
• Der richtige Partner kann Sie durch den komplizierten Prozess führen und den effizientesten Weg zur Erreichung Ihrer Ziele auswählen.

Überwachung und Optimierung nach dem Start

• Verfolgen Sie Geschäftsleistungskennzahlen wie Verarbeitungszeit, Akzeptanz und Fehlerraten.
• Sammeln Sie Feedback von Mitarbeitern und adressieren Sie alle Herausforderungen, mit denen sie konfrontiert sind.
• Planen Sie vierteljährliche Überprüfungen, um festzustellen, ob Sie mehr Funktionen hinzufügen oder bestehende aktualisieren müssen.

Best Practices für die ERP-Modernisierung

• Vermeiden Sie Rehosting: Kopieren Sie keine alten Workflows in ein neues System, da dies die zugrunde liegenden Einschränkungen nicht behebt. Überdenken Sie Prozesse, um zu innovieren und zu wachsen.
• Priorisieren Sie APIs: Moderne ERPs müssen sich mit KI-Tools, IoT-Geräten und zukünftigen Technologien verbinden können, um relevant zu bleiben.
• KI und Automatisierung: Entscheiden Sie sich für KI-native ERPs. Tools wie automatisierte Anomalieerkennung oder Vorhersageanalyse sind für agile Unternehmen notwendig.
• Planen Sie Budget und Zeit: Modularer Ersatz ist die beste Wahl für begrenzte Budgets, während vollständiger Ersatz für Organisationen geeignet ist, die zu erheblichen Investitionen bereit sind.
• Denken Sie über Software hinaus: Modernisierung scheitert, wenn Teams nicht geschult werden, neue Funktionen zu nutzen (z.B. Echtzeit-Analysen).

Abschließende Worte

Veraltete Software begrenzt das Unternehmenswachstum, während moderne ERPs sich an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Die Wahl des richtigen Ansatzes kann die Effizienz verbessern, Kosten senken und wettbewerbsfähig bleiben.

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